Privacy beleid

1. Algemene verklaring

Dit is de privacyverklaring van KAAP vzw, met maatschappelijke zetel gevestigd te Groenestraat 19B, 8000 Brugge en met als ondernemingsnummer 432.510.033 (hierna ‘KAAP’ of ‘wij’).

KAAP hecht veel belang aan jouw privacy. De meeste informatie op onze website (www.kaap.be) is beschikbaar zonder dat er persoonlijke gegevens moeten worden verstrekt of worden verzameld. Het is evenwel mogelijk dat in jouw relatie met KAAP bepaalde persoonlijke informatie die op jou betrekking heeft, verzameld en verwerkt wordt. Als dat gebeurt, dan zal dat steeds in overeenstemming zijn met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna ‘AVG’), de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en deze privacyverklaring.

KAAP is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verzameling en verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van de manier waarop en de reden waarom je met KAAP in contact treedt, kunnen verschillende categorieën van persoonsgegevens die op jou betrekking hebben door KAAP verzameld en verwerkt worden. 

Wanneer je tickets aankoopt, een formulier op onze website invult, een profiel aanmaakt op onze website, je inschrijft op onze nieuwsbrief, ons een e-mail stuurt, bij KAAP solliciteert of ons op een andere manier contacteert, dan verzamelt KAAP bepaalde gegevens. Dit omvat naargelang het geval o.m. jouw voornaam, familienaam, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, adres, e-mailadres, boodschap en het tijdstip van verzenden, foto('s) en/of video('s), betaalgeschiedenis, bestellingsgegevens, opleidingsgegevens evenals alle andere gegevens die je ons op eigen initiatief bezorgt.

Wanneer je onze website bezoekt, verzamelen we ook bepaalde gegevens. Naast de gegevens die in de vorige alinea vermeld worden, kan dat o.m. gaan over jouw IP-adres en gegevens over jouw activiteiten op onze website, browser type, het besturingsprogramma dat je gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar je naar onze website gekomen bent, of waarlangs je die verlaat. Dit omvat ook gegevens verzameld door middel van cookies (hiervoor verwijzen we naar onze cookie policy die hier  beschikbaar is). 

KAAP zal steeds enkel die persoonsgegevens van jou vragen die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens verwerkt zullen worden.

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

3.1. Doeleinden

De persoonsgegevens die in punt 2 hierboven worden beschreven, verwerken wij voor uiteenlopende doeleinden.

Dit omvat het onderhouden van onze relaties, het uitvoeren van onze overeenkomsten, het verwerken van aanvragen en bestellingen van goederen en diensten waaronder ticketing en zaalhuur en de daarbij horende verwerking en verdere opvolging, het versturen van nieuwsbrieven, brochures, servicemails en eventuele klanttevredenheidsonderzoeken, het functioneren en optimaliseren van de website, het analyseren van je bezoek aan de website en het werven en selecteren van nieuwe medewerkers.

Wanneer je deelneemt aan een van onze evenementen, kunnen er algemene ‘sfeerbeelden’ van het publiek gemaakt worden. Deze sfeerbeelden kan KAAP gebruiken voor marketingdoeleinden. Je kan je hiertegen verzetten door contact op te nemen met ons via de contactgegevens die je verder in deze privacyverklaring vindt (“11. Meldingen en vragen – contactgegevens”).

3.2. Rechtsgronden

In de meeste gevallen zal de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn op onze verplichtingen in het kader van de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1(b) AVG). Bepaalde persoonsgegevens zal je noodzakelijk aan ons moeten verstrekken opdat we onze overeenkomst met jou zullen kunnen uitvoeren. Zonder jouw persoonsgegevens zullen we bijvoorbeeld niet de gevraagde tickets kunnen leveren.

Soms kan het zijn dat wij om jouw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen, bijvoorbeeld voor het ontvangen van marketingcommunicatie. In dat geval zal de verwerking gebaseerd zijn op jouw toestemming (artikel 6.1(a) AVG) en heb je ook steeds het recht om jouw toestemming op elk ogenblik weer in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking.

In heel uitzonderlijke gevallen zullen wij ons kunnen beroepen op de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6.1(c) AVG) of op de noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van KAAP (artikel 6.1(f) AVG).

4. Met wie wij jouw persoonsgegevens delen

De gegevens die je aan ons vertrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo doen wij beroep op een derde voor:

• het verzorgen van de internet-omgeving van KAAP (webhosting)
• het verzorgen van IT-infrastructuur van KAAP (o.a. IT-netwerk …)
• het verzorgen van onze ticketing (hiervoor verwijzen we verder naar “8. Specifieke bepalingen met betrekking tot ticketing”)
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• het beheer van werving en selectie

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht is of je hier expliciet toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking.

5. Beveiliging van jouw persoonsgegevens

KAAP neemt alle mogelijke passende technische fysieke, juridische en organisatorische maatregelen ter bescherming van jouw persoonsgegevens.

Helaas kan voor geen enkele overdracht van gegevens over het internet of voor geen enkel dataopslagsysteem de veiligheid 100% gegarandeerd worden. Als je reden zou hebben om te vermoeden dat jouw communicatie met ons niet meer veilig is (bijvoorbeeld als je denkt dat de beveiliging van de persoonsgegevens die je ons bezorgd zou hebben niet meer betrouwbaar is), vragen wij je om ons daarvan onmiddellijk in te lichten via de contactgegevens die je verder in deze privacyverklaring vindt (“11. Meldingen en vragen – contactgegevens”).

Wanneer KAAP jouw persoonsgegevens deelt met een derde partij (zie “4. Met wie wij jouw persoonsgegevens delen”), dan zal die derde partij zorgvuldig geselecteerd worden en zullen met die derde partij de nodige afspraken gemaakt worden om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

6. Duurtijd van bewaring

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dat redelijkerwijze noodzakelijk is om de vooropgestelde doelen te verwezenlijken en in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire vereisten.

In principe bewaart KAAP de persoonsgegevens van een klant voor een maximum van 3 jaar na beëindiging van de contractuele relatie  die de klant aan de organisatie bindt. In het geval van sollicitaties worden de persoonsgegevens bewaard in de database van KAAP tot 1 jaar na de sollicitatie .

Indien je geen actieve klant meer bent van KAAP, of geen expliciete toestemming gaf, dan zal KAAP jouw gegevens niet meer gebruiken voor het verzenden van promotie. KAAP zal, ook nadien nog, sporadisch gebruik maken van je gegevens voor statistische doeleinden.  

Jouw gegevens worden bewaard in een streng beveiligd datacentrum in beheer van de leverancier van het gebruikte (ticketing- / IT- / plannings- / HR-)systeem. Deze leverancier kan in geen geval gebruikmaken van je persoonsgegevens. 

7. Jouw rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens

De wetgeving inzake gegevensbescherming verleent jou bepaalde rechten op bepaalde gronden en onder bepaalde voorwaarden, waaronder het recht op inzage van je persoonsgegevens, het recht om ze te (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, het recht om de verwerking ervan te laten beperken, het recht om ze te laten wissen en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Onder bepaalde voorwaarden heb je ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Gelieve voor een dergelijk verzoek of voor vragen of opmerkingen over de wijze waarop KAAP persoonsgegevens verwerkt contact op te nemen met ons via de contactgegevens die je verder in deze privacyverklaring vindt (“11. Meldingen en vragen – contactgegevens”). 

Wij maken je er wel op attent dat, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming, sommige persoonsgegevens uitgesloten kunnen zijn van het recht op toegang, correctie, bezwaar, vernietiging of verwijdering.

We houden je als klant of belangrijk contact graag op de hoogte en versturen hiertoe geregeld informatie over onze werking. We versturen nieuwsbrieven op basis van je aankopen, wanneer je je inschrijft of wanneer je een belangrijk contact bent voor de organisatie en werking van KAAP. Onderaan de nieuwsbrieven kan je desgewenst jouw voorkeuren aangeven. Je krijgt op het ogenblik van de verzameling van je persoonsgegevens uitdrukkelijk de mogelijkheid om je kosteloos en op gemakkelijke wijze tegen het gebruik van jouw e-mailadres te verzetten. Bovendien kan je ook op elk moment kosteloos bezwaar maken tegen verder gebruik van jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden via een link in de nieuwsbrief of door contact op te nemen via de contactgegevens die je verder in deze privacyverklaring vindt (“11. Meldingen en vragen – contactgegevens”).

Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger).

8. Persoonsgegevens van derden

Indien je persoonsgegevens over andere personen verstrekt aan KAAP, ga je ermee akkoord: (a) om de betrokken persoon te informeren over de inhoud van deze privacyverklaring; en (b) om de wettelijk verplichte toestemming te verkrijgen voor het verzamelen, het gebruik, de onthulling, en de overdracht van persoonsgegevens over de betrokken persoon overeenkomstig deze privacyverklaring.

9. Specifieke bepalingen met betrekking tot ticketing

KAAP behoort tot een ticketnetwerk dat werkt met ticketingsoftware ‘SRO’. De contactgegevens van klanten worden opgeslagen in dit ticketnetwerk. De volgende organisaties maken naast KAAP gebruik van dit ticketnetwerk: In&Uit Brugge (Brugge Plus vzw), Concertgebouw Brugge, Symfonieorkest Vlaanderen, MAfestival, Musea Brugge, Cultuurcentrum Brugge, MOOOV, Uitloket Oostende, MuZee, CC De Grote Post, Toerisme Oostende, TaZ, CC Mechelen, Uit in Mechelen, Musea Mechelen, OC De Kleine Beer (Beernem), CC De Schakel (Waregem), CC De Brouckère (Torhout), GC De Groene Meersen (Zedelgem), Dienst Cultuur en Toerisme Zedelgem, Staf Versluys Centrum (Bredene), Internationale Taptoe Vlaanderen.

Om de krachten te bundelen in het kader van een opdrachtencentrale onder culturele organisaties is dit netwerk opgestart onder leiding van Brugge Plus vzw. Dit biedt diverse voordelen. Dankzij de gedeelde database kan KAAP samen met de coproducerende organisaties een betere klantenservice verlenen.

Binnen dit netwerk worden enkel de contactgegevens gedeeld. Die gegevens mogen echter enkel gebruikt worden door een andere organisatie bij de bestelling van tickets voor een evenement dat KAAP samen met hen organiseert en dit teneinde haar diensten te kunnen verstrekken. KAAP maakt afspraken met zijn partners op het netwerk zodat allen de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van deze gegevens.

10. Plug-ins van sociale netwerksites

Met de functies voor sociale netwerksites op de KAAP-websites kan je informatie (zoals artikels) delen. Als aanvulling hierop kunnen de websites van KAAP sociale plug-ins bevatten, waaronder diegene die worden aangeboden door Facebook en Instagram zodat je op deze platforms informatie kunt delen. Omdat deze plug-ins worden uitgevoerd door de sociale netwerken zelf, gelden hiervoor hun gebruiksvoorwaarden en privacybeleid. KAAP heeft geen controle over hoe deze plug-ins door deze sociale netwerken worden beheerd. Wij raden je aan om hun gebruiksvoorwaarden en privacy- en cookiebeleid te lezen voordat je gebruik maakt van deze plug-ins.

11. Meldingen en vragen – contactgegevens

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens of als je je wilt uitschrijven voor de nieuwsbrief en/of voor brochures of magazines, kan je schriftelijk contact met ons opnemen via volgende gegevens:

KAAP vzw, Groenestraat 19B, 8000 Brugge, e-mail: info@kaap.be

12. Klachten

Als je niet tevreden bent over onze verwerking van persoonsgegevens en als je meent dat het probleem niet opgelost kan worden door ons de contacteren, dan biedt de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens jou het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger).

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien en wij behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan te brengen om rekening te houden met de wijzigingen in onze zakelijke noden en wettelijke verplichtingen. De wijzigingen zullen gecommuniceerd worden op de homepage van www.kaap.be. 

De wijzigingen gaan automatisch van kracht na publicatie.